El 17 de junio de 2025, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) publicó una nota informativa que cambia de forma relevante la práctica habitual en muchos establecimientos turísticos: los alojamientos no pueden solicitar ni conservar copias del DNI o pasaporte de sus clientes para cumplir con el Real Decreto 933/2021, sobre el registro documental de viajeros.
La AEPD aclara que esta práctica vulnera el principio de minimización de datos del artículo 5.1.c del RGPD, ya que las copias contienen información sensible no requerida (fotografía, fecha de caducidad, nombres de los padres o datos biométricos). Además, su almacenamiento eleva el riesgo de suplantación de identidad y puede derivar en sanciones económicas.
¿Qué datos sí deben recogerse?
El Real Decreto obliga a recopilar únicamente los previstos en su Anexo I, mediante formularios presenciales u online, sin añadir campos adicionales. Cualquier exceso será considerado infracción.
Cómo verificar la identidad
Presencial: basta con la comprobación visual del documento en recepción.
Online: se admiten certificados digitales, verificación de datos de pago o sistemas de doble factor (códigos enviados al teléfono o correo).
La AEPD permite aplicar otros mecanismos siempre que se documenten en un análisis de riesgos y cumplan el RGPD.
- Recomendaciones prácticas para hoteles y alojamientos
- Revisar formularios y eliminar la solicitud de copias de documentos.
- Formar al personal de recepción: el documento se muestra, no se archiva.
- Implantar verificaciones digitales seguras en reservas online.
- Actualizar la política de privacidad explicando claramente qué datos se recogen y con qué finalidad.
- Conservar solo la información exigida, aplicando plazos de borrado adecuados.
La finalidad del RD 933/2021 es garantizar la seguridad de personas y bienes. Pero esta obligación debe cumplirse con proporcionalidad y respeto a la normativa de protección de datos, evitando copias innecesarias que carecen de validez legal y suponen un riesgo añadido.
En GRA Consultores estamos siempre para ayudarte en todo lo que necesites. Cuenta con nosotros en caso de dudas.
