“Han pasado cuatro años, ya puedo tirar las facturas”. Es una idea bastante extendida entre empresas y autónomos, pero puede llevar a cometer un error importante. El plazo general de prescripción tributaria es de cuatro años, pero eso no significa que toda la documentación fiscal de ese ejercicio pueda eliminarse automáticamente.
La clave está en diferenciar dos conceptos: el plazo que tiene Hacienda para liquidar una deuda tributaria y el tiempo durante el cual determinados datos, deducciones o créditos fiscales siguen teniendo efectos y pueden ser objeto de comprobación.
La prescripción de cuatro años no afecta a todo
La Ley General Tributaria establece, con carácter general, un plazo de cuatro años para que la Administración pueda determinar una deuda tributaria mediante liquidación.
Sin embargo, la propia normativa diferencia este derecho de la facultad de comprobar determinados elementos fiscales que siguen siendo relevantes en ejercicios posteriores.
Por eso, que un ejercicio esté prescrito no significa necesariamente que toda la información generada en ese periodo haya perdido utilidad fiscal.
Una factura, un contrato o un justificante pueden seguir siendo necesarios años después si sirven para acreditar una cantidad que continúa aplicándose.
El caso más claro: las bases imponibles negativas
Las bases imponibles negativas del Impuesto sobre Sociedades son uno de los ejemplos más habituales. Una empresa puede generar pérdidas fiscales en un ejercicio y utilizar esas bases negativas para compensar beneficios futuros. Eso significa que una cantidad nacida hace años puede seguir teniendo consecuencias fiscales mucho tiempo después.
La Ley General Tributaria establece un plazo específico de diez años para que Hacienda pueda iniciar la comprobación de determinadas bases o cuotas compensadas o pendientes de compensación, así como de deducciones aplicadas o pendientes de aplicación.
Durante ese periodo, la empresa debe conservar no solo las declaraciones y los libros contables, sino también la documentación que permita acreditar cómo se originaron esas cantidades.
El Tribunal Económico-Administrativo Central (TEAC) ha señalado que una anotación contable no siempre es suficiente. También pueden ser necesarios contratos, facturas, justificantes bancarios u otros documentos que acrediten la realidad de las operaciones.
Tener una contabilidad correcta no siempre basta
Imaginemos una sociedad que conserva sus libros contables y sus declaraciones fiscales, pero elimina las facturas y contratos porque han pasado cuatro años. Años después pretende compensar una base imponible negativa importante.
Si Hacienda todavía puede comprobar esa base, la empresa puede encontrarse con una dificultad: tiene registrada la cantidad, pero no dispone de toda la documentación necesaria para demostrar de dónde procede.
La contabilidad refleja una operación, pero los documentos justificativos son los que permiten acreditar su realidad. También ocurre con el IVA y otros créditos fiscales.
El problema no se limita al Impuesto sobre Sociedades.
En IVA puede suceder algo similar cuando una empresa acumula saldos a compensar y los utiliza en declaraciones posteriores. Aunque la autoliquidación en la que nació ese saldo tenga más de cuatro años, ese crédito puede seguir teniendo efectos fiscales si continúa aplicándose.
La misma lógica puede afectar a deducciones pendientes, bienes de inversión, amortizaciones, subvenciones u operaciones cuyos efectos se prolongan durante varios ejercicios.
¿Significa esto que Hacienda puede revisar cualquier ejercicio antiguo? No. La prescripción tributaria sigue teniendo sus límites.
La cuestión es diferente: Hacienda puede comprobar el origen de determinados elementos fiscales que siguen produciendo efectos sin que eso implique necesariamente reabrir y liquidar un ejercicio ya prescrito.
La propia Ley General Tributaria diferencia entre comprobar el origen de una cantidad que sigue teniendo consecuencias y practicar una nueva liquidación sobre el periodo en el que nació.
La conservación de documentos debe ir más allá de los plazos fiscales
Además de las obligaciones tributarias, las empresas deben tener en cuenta otras posibles obligaciones. El Código de Comercio establece sus propios criterios de conservación de libros, correspondencia, documentación y justificantes relacionados con la actividad empresarial. Por eso, construir una política documental basándose únicamente en “guardar cuatro años” puede ser insuficiente.
No existe un único plazo válido para toda la documentación empresarial. Dependerá del tipo de documento y de los efectos que pueda seguir produciendo.
Cómo debería organizar una empresa su archivo documental
Una buena política de conservación debería clasificar la documentación.
No tiene el mismo tratamiento:
- Una factura vinculada a una operación cerrada sin efectos posteriores.
- Una base imponible negativa pendiente de compensar.
- Un saldo de IVA pendiente.
- Una deducción aplicada en ejercicios posteriores.
- Un contrato cuyos efectos continúan vigentes.
Además, conservar no significa únicamente almacenar archivos.
La documentación debe poder localizarse, relacionarse con la operación correspondiente y recuperarse cuando sea necesario. Antes de eliminar documentación, la pregunta no debería ser únicamente: “¿Han pasado cuatro años?”. La pregunta adecuada es la siguiente: “¿Este documento sigue siendo necesario para acreditar algo que todavía puede tener consecuencias fiscales o jurídicas?”.
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