El nuevo sistema Verifactu, regulado por el Real Decreto 1007/2023, ha generado múltiples dudas entre empresas y profesionales sobre su alcance real. ¿Qué ocurre con quienes emiten facturas en papel, mediante hojas de cálculo o procesadores de texto?
La Dirección General de Tributos (DGT) ha aclarado estas cuestiones en la consulta vinculante V0058-25, de 3 de febrero de 2025, estableciendo criterios clave sobre cuándo los sistemas de facturación deben adaptarse al nuevo marco Verifactu y en qué casos no resulta obligatorio.
- ¿Quién está obligado a cumplir con Verifactu?
- La DGT recuerda que todas las empresas y profesionales con actividad económica están sujetos a las obligaciones de facturación. Sin embargo, solo deberán aplicar el reglamento Verifactu quienes emitan sus facturas mediante sistemas informáticos o electrónicos.
- Esto significa que las facturas en papel, preimpresas o incluso mecanografiadas quedan fuera del ámbito de aplicación del Real Decreto.
- Pero si se utilizan programas de facturación, hojas de cálculo (como Excel) o procesadores de texto (como Word), la Administración puede entender que se está empleando un sistema informático de facturación, lo que obliga a cumplir con los requisitos de integridad y trazabilidad del reglamento.
- Si emites facturas con ordenador, aunque parezca un sistema “manual”, es probable que debas adaptarte a Verifactu antes de que finalice 2025.
- Acceso de Hacienda a los registros de facturación
La Agencia Tributaria podrá acceder a los registros de facturación generados por sistemas informáticos sujetos a Verifactu, pero solo dentro de los límites establecidos por la Ley General Tributaria.
Además, los programas deberán:
- Permitir la separación de los datos fiscales y los datos confidenciales no tributarios, protegiendo la información sensible de la empresa.
- Facilitar el acceso o la copia de los registros de facturación si Hacienda lo requiere, o mediante conexión automática si el software está adaptado al modelo Verifactu.
- Sistemas VERI*FACTU y firma electrónica
Los sistemas VERI*FACTU son aquellos que envían automáticamente a la AEAT los registros de facturación, garantizando su autenticidad mediante una huella digital (hash).
Estos sistemas no necesitan firmar electrónicamente cada factura, ya que la integridad de los datos queda asegurada con la trazabilidad del propio sistema.
En cambio, quienes no adopten Verifactu deberán firmar electrónicamente los registros de facturación, conforme al artículo 12 del Real Decreto 1007/2023.
La firma electrónica se exige solo sobre los registros de facturación, no sobre las facturas emitidas.
- Infracciones y sanciones
El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria considera infracción grave la tenencia, uso o comercialización de sistemas que permitan alterar registros, crear contabilidades paralelas o manipular facturas.
Las sanciones pueden ser significativas tanto para los fabricantes como para los usuarios que utilicen programas que no garanticen la integridad y trazabilidad de la información.
Las aclaraciones de Hacienda confirman que el uso de hojas de cálculo o procesadores de texto para facturar puede considerarse uso de un sistema informático, y por tanto, estar sujeto al reglamento Verifactu.
La recomendación es clara: antes de finalizar 2025, las empresas y autónomos deben verificar su método de facturación y asegurarse de que cumple con las nuevas exigencias técnicas.
En GRA Consultores ayudamos a revisar sistemas de facturación, coordinar la adaptación al modelo Verifactu y garantizar que el cumplimiento con la AEAT se realice de forma segura, eficiente y sin riesgos sancionadores.
