El cierre del ejercicio fiscal es un momento vital para cualquier empresa pues este procedimiento, basado en el principio de devengo del Plan General de Contabilidad (PGC), asegura que la contabilidad refleje una imagen fiel de la empresa. Ajustar correctamente los gastos e ingresos en la contabilidad no solo garantiza el cumplimiento normativo, sino que también ofrece una visión real y transparente de la situación económica de la compañía. Para quienes gestionan las cuentas de empresas, comprender el principio de devengo y aplicar adecuadamente la periodificación es esencial para evitar errores y cumplir con las exigencias del Impuesto sobre Sociedades.
En este artículo, desglosamos los aspectos clave que todo responsable financiero debe tener en cuenta para un cierre fiscal impecable en 2024, desde el tratamiento de gastos anticipados hasta las operaciones a plazo.
Principio de devengo
El PGC indica que los efectos de las transacciones deben reflejarse en el ejercicio en el que ocurren, independientemente de cuándo se paguen o cobren. Esto implica que, para cumplir con el artículo 11 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades (LIS), los contribuyentes deben registrar los gastos e ingresos en el periodo que realmente los devenga.
No obstante, es posible solicitar a la Agencia Tributaria un método de imputación temporal alternativo, como el de caja, siempre que dicha solicitud se presente en los plazos estipulados y la Administración no responda negativamente en un plazo de seis meses.
Además, en casos excepcionales y debidamente justificados, se puede apartar el principio de devengo si esto permite representar de forma más precisa la imagen fiel de la empresa.
Categorías de periodificación a considerar
- Gastos pagados por anticipado:
- Gastos abonados en el ejercicio actual que pertenecen al siguiente. Ejemplos: primas de seguro, arrendamientos pagados por adelantado o desembolsos en ferias que ocurrirán el próximo año.
- Registro: estos gastos deben imputarse contra la cuenta 480 (gastos anticipados). Cuando el gasto se devengue, se dará de baja esta cuenta y se imputará al gasto correspondiente.
- Gastos devengados y no pagados (gastos diferidos):
- Gastos correspondientes al ejercicio en curso, pero cuyo pago se efectuará en el próximo año, como las pagas extras o intereses de préstamos no vencidos.
- Registro: se contabilizan contra una cuenta de proveedor o cuenta 4109 (facturas pendientes de recibir).
- Ingresos cobrados por anticipado:
- Ingresos recibidos en el ejercicio actual por suministros o servicios a prestar en el siguiente ejercicio. Deben registrarse en una cuenta específica y reflejarse en el ejercicio futuro al que pertenecen.
- Ingresos devengados y no cobrados:
- Ingresos generados en el ejercicio en curso, aunque el cobro no se haya realizado. Ejemplo: servicios prestados en diciembre, pero facturados en enero.
- Registro: deben reconocerse como ingresos en el ejercicio actual.
Cambios en estimaciones y criterios contables
De la misma forma, es fundamental identificar cualquier cambio en estimaciones o criterios contables. Los cambios en criterios o errores deben ajustarse de forma prospectiva o retroactiva según corresponda, asegurando que los resultados reflejen la realidad económica:
- Cambio en la estimación contable: se aplicará de forma prospectiva, afectando el resultado del ejercicio en curso.
- Cambio de criterio contable: se aplica retroactivamente, ajustando los resultados pasados en las reservas.
- Errores contables: deben regularizarse para reflejar el ejercicio correcto de devengo.
Operaciones a plazo
Al cierre del ejercicio, las operaciones a plazo requieren un tratamiento específico para reflejar adecuadamente los ingresos. En estas operaciones, el ingreso no se reconoce en su totalidad al momento de la venta o prestación del servicio, sino de forma fraccionada, ajustándose a los plazos de cobro establecidos en el contrato.
- Imputación proporcional: solo se contabiliza en el ejercicio la parte del ingreso exigible en dicho año, en función de los plazos de cobro. Los ingresos pendientes se reconocerán en los ejercicios futuros correspondientes.
- Ejemplo: si la empresa vende un servicio en 2024 con pagos en varios años, solo deberá imputar la fracción correspondiente a 2024, dejando el resto para los próximos ejercicios.
Este método garantiza que la contabilidad refleje el ingreso real de cada año, alineándose con el principio de devengo y evitando sobreestimar resultados al cierre del ejercicio.
Ejemplo de cierre fiscal de una empresa
La empresa Servicios Empresariales S.A. cierra su ejercicio contable el 31 de diciembre de 2024. Durante el año, la empresa ha realizado diferentes gastos e ingresos que deben ajustarse para cumplir con el principio de devengo. A continuación, te detallamos cómo debe llevar a cabo las periodificaciones:
- Primas de seguro: la empresa paga en octubre de 2024 una prima de seguro anual de 12.000 euros, que cubre hasta octubre de 2025. Dado que parte del gasto corresponde al siguiente ejercicio, debe imputar a 2024 solo el período hasta el 31 de diciembre, es decir, 3.000 euros. Los 9.000 euros restantes se registrarán en la cuenta 480 (gastos anticipados) y se reconocerán en 2025.
- Arrendamiento de local: en noviembre de 2024, paga un año de alquiler por adelantado por 24.000 euros. La empresa debe registrar solo los 2 meses de 2024 (4.000 euros) y los 20.000 restantes en la cuenta de gastos anticipados, reconociéndolos mensualmente en 2025.
- Paga extra de los empleados: al final de 2024, la empresa debe reconocer la parte proporcional de las pagas extras devengadas durante el año, aunque se paguen en junio de 2025. Si el total de las pagas extras asciende a 30.000 euros, Servicios Empresariales S.A. debe registrar el gasto en 2024 contra la cuenta de provisiones.
- Intereses de préstamo: la empresa tiene un préstamo cuyos intereses devengados al 31 de diciembre ascienden a 5.000 euros, pero el pago está fijado para enero de 2025. Este importe debe registrarse como un gasto en 2024 en la cuenta correspondiente de gastos financieros.
- Contratos de mantenimiento: en septiembre de 2024, la empresa cobra 18.000 euros por un contrato de mantenimiento anual que se extenderá hasta septiembre de 2025. La parte correspondiente a 2025 (12.000 euros) se debe registrar en la cuenta 485 (Ingresos anticipados), reconociendo solo 6.000 euros en 2024.
- Servicios prestados en diciembre: la empresa presta servicios en diciembre de 2024 por 15.000 euros, pero la factura y el cobro están programados para enero de 2025. A efectos de cierre, debe registrar el ingreso en 2024 en la cuenta correspondiente, aunque no se haya cobrado.
- Venta de equipamiento: en julio de 2024, Servicios Empresariales S.A. vende equipamiento a una empresa por 40.000 euros, con un plan de pagos en cuatro plazos anuales de 10.000 euros cada uno. Para reflejar correctamente este ingreso, en 2024 debe imputarse solo la primera cuota de 10.000 euros, y las cuotas restantes se reconocerán proporcionalmente en los ejercicios de 2025, 2026 y 2027.
En conclusión, un cierre contable correcto no solo garantiza el cumplimiento normativo, sino que también proporciona una base sólida para la toma de decisiones empresariales. La periodificación de gastos e ingresos, alineada con el principio de devengo, es fundamental para optimizar la presentación de la información financiera.
En GRA Consultores, estamos a tu disposición para resolver cualquier duda o aclaración sobre este proceso. Confía en nuestra experiencia para llevar la contabilidad de tu empresa al siguiente nivel.