La digitalización en la facturación es un paso obligatorio para empresas y autónomos en España. Con la publicación del Real Decreto 1007/2023 y la Orden HAC/1177/2024, se establecen las bases técnicas para los sistemas informáticos de facturación (SIF) y se introduce el sistema VERIFACTU, un nuevo estándar que conectará las facturas directamente con la Agencia Tributaria. ¿Qué implica este cambio y cómo puedes prepararte? Te lo contamos todo en este artículo.
¿Qué exige la normativa actual?
La Ley 18/2022, conocida como Ley Crea y Crece, establece la obligatoriedad de la factura electrónica en las relaciones comerciales entre empresarios y profesionales. Este sistema tiene como objetivos principales mejorar la trazabilidad de las transacciones, reducir la morosidad y combatir el fraude fiscal.
Para garantizar el cumplimiento, el Real Decreto 1007/2023 y la Orden HAC/1177/2024 determinan los requisitos técnicos que deben cumplir los SIF, incluyendo la conexión directa con la Agencia Tributaria mediante el sistema VERIFACTU. Este último permitirá la remisión inmediata de registros de facturación, aumentando el control y la seguridad en las operaciones.
Fechas clave para la implementación
El proceso de adaptación tiene diferentes plazos según el tipo de contribuyente:
- Empresas: deberán cumplir con los nuevos requisitos a partir de enero de 2026.
- Autónomos: tendrán hasta julio de 2026 para adaptarse a la normativa.
Inicialmente, estaba previsto que las obligaciones entraran en vigor en julio de 2025, pero el Ministerio de Hacienda ha retrasado estos plazos para facilitar la transición, tanto para los contribuyentes como para la propia Administración.
Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) y sistema VERIFACTU
La normativa exige que los SIF cumplan con estrictos estándares técnicos para garantizar la integridad, inalterabilidad y trazabilidad de los registros de facturación. Algunas de las principales características son:
- Generación automática de registros: los sistemas deben incluir huellas digitales («hash»), firmas electrónicas y códigos QR para asegurar la autenticidad de los datos.
- Inalterabilidad: se debe registrar cualquier modificación realizada sobre las facturas, evitando manipulaciones.
- Conservación de datos: los registros deben mantenerse accesibles y legibles durante el periodo establecido por la normativa.
El sistema VERIFACTU, por su parte, actúa como un canal de comunicación directa entre los contribuyentes y la Agencia Tributaria, permitiendo:
- Remisión en tiempo real de los registros de facturación.
- Control continuo de las operaciones, reduciendo la posibilidad de fraude.
- Inclusión obligatoria en las facturas de la mención: «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT».
El incumplimiento de los requisitos puede derivar en sanciones que pueden alcanzar los 50.000 euros por ejercicio fiscal. Por ello, es fundamental garantizar que los sistemas de facturación cumplan con la normativa vigente, además de preparar la documentación necesaria para demostrar conformidad.
Factura electrónica obligatoria: beneficios y características
La factura electrónica es un formato digital que mejora la trazabilidad de las transacciones y facilita el cumplimiento normativo. Según la Ley Crea y Crece, su uso será obligatorio para todas las operaciones entre empresarios y profesionales. En concreto, las empresas con facturación superior a 8 millones de euros cuentan con un plazo de año tras la publicación del reglamento; mientras que el resto de empresarios y profesionales disponen de dos años desde la publicación del mismo.
Sus principales características incluyen:
- Formato estándar: las facturas deben emitirse en formatos como Facturae, asegurando su compatibilidad.
- Accesibilidad: deben estar disponibles para consulta, descarga y copia durante al menos cuatro años.
- Impacto en la morosidad: este sistema permite monitorizar los plazos de pago, combatiendo la morosidad comercial y facilitando información al Observatorio Estatal de la Morosidad Privada.
Soluciones públicas y beneficios del proyecto VERIFACTU
La Agencia Tributaria está desarrollando una solución pública de facturación electrónica que actuará como repositorio universal y obligatorio de las facturas emitidas y recibidas. Aunque su uso será voluntario, todos los contribuyentes deberán remitir una copia de sus facturas a esta solución.
Los beneficios de este proyecto incluyen:
- Mayor eficiencia: facilita la gestión documental y reduce errores en las facturas.
- Reducción del fraude: mejora la supervisión fiscal mediante el control de las transacciones.
- Cumplimiento normativo: asegura la integración con los libros registro de IVA e IRPF.
Prepárate para la transición
La digitalización en la facturación es una realidad inminente. Empresas y autónomos deben adaptarse a los nuevos requisitos.
En GRA Consultores, contamos con un equipo especializado que puede ayudarte a implementar estas soluciones de manera efectiva, asegurando una transición sin complicaciones. Contáctanos para resolver tus dudas y garantizar que tu negocio esté preparado para este cambio.